Mikro'da cari kart alanları doğru doldurulsun: vergi bilgisi ve muhasebe kodu
Yeni bir müşteri telefonda, sipariş acil; Mikro'da cari kart açılıyor. Kod ve unvan giriliyor, vergi bilgisi ve muhasebe kodu için "sonra tamamlarız" deniyor. Bu, danışmanlık yaptığımız neredeyse her şirkette karşılaştığımız, son derece anlaşılır bir durum. Zorluk, "sonra"nın yoğun iş temposunda çoğu zaman gelmemesi.
Alanları doğru doldurulmamış kart nerede fark edilir?
Kartın açıldığı gün bir şey olmaz. Etkisi, kart ilk kez gerçekten kullanıldığında görülür:
- e-Fatura / e-Arşiv: Vergi numarası ya da vergi dairesi girilmemiş cariye kesilen fatura gönderimde takılır. Fatura yeniden düzenlenir, müşteriye gecikmeli ulaşır.
- Muhasebe entegrasyonu: Muhasebe kodu tanımlanmamış kartın hareketleri muhasebeye aktarılmaz ya da yanlış hesaba düşer. Ay sonunda cari bakiye ile mizan tutmaz; farkı bulmak için hareket hareket geriye gidilir.
- Dövizli cariler: Döviz cinsine uymayan alt hesaba bağlanan kart, kur değerleme sırasında hatalı fark fişi üretir. Düzeltme yalnızca kartı değil, geçmiş değerleme fişlerini de kapsar.
Neden eğitim tek başına yetmiyor?
Kart açan kişi çoğu zaman satış ya da lojistik ekibindendir; muhasebe kodunun ay sonunda hangi raporu etkileyeceğini o an görmesi beklenemez. Ay sonu kontrol listeleri de durumu ancak sonradan yakalar: kart bulunur ve tamamlanır, ama o karta kesilmiş faturalar çoktan gönderilmiştir.
Sahada vardığımız sonuç şu: veri kalitesi kuralı, verinin girildiği anda uygulanmalıdır. Kart kaydedilmeden önce zorunlu alanlar kontrol edilir; doldurulmamış bir alan varsa kullanıcı hangisi olduğunu açıkça görür ve kartı tamamlar. Girişte bir dakika süren tamamlama, ay sonunda saatler süren bir mutabakata dönüşmez.
Cari kartta hangi alanlar zorunlu olmalı?
Her şirketin listesi farklıdır, ama başlangıç için şu zorunlu alanları öneriyoruz:
- Unvan ve vergi numarası (şahıs firmalarında TCKN)
- Vergi dairesi
- Muhasebe kodu; müşteri kartları için 120, satıcı kartları için 320 altında
- Dövizli çalışan carilerde döviz cinsiyle uyumlu alt hesap
Kuralı kurarken istisnaları da düşünmek gerekir: yurt dışı müşterilerde vergi numarası yerine farklı bir kimlik alanı kullanılabilir, geçici kartlar için ayrı bir kod aralığı tanımlanabilir. İyi bir kural, istisnasını da tanımlar.
Uygulamada
Bu kontrolleri Mikro Jump / Fly üzerinde kendi ürünümüz MJF Studio ile kuruyoruz. Hazır kuralları ve kullanıcının göreceği mesajları MJF Studio'da inceleyebilirsiniz: Mikro'da cari kart alanları doğru doldurulsun.
Bu konuda bir sorunuz olursa bize yazabilirsiniz.