Mikro'da sipariş girişi kontrolleri: sorumluluk merkezi, KDV ve vade
Sipariş, bir satışın ya da satın almanın Mikro'daki ilk kaydıdır. İrsaliye ve fatura çoğunlukla siparişten aktarılarak oluşur. Bu yüzden siparişe giren hata tek başına kalmaz; irsaliyeye, faturaya ve muhasebeye aynen taşınır. Siparişte beş saniyede düzeltilecek bir alan, faturada iptal ve yeniden düzenleme gerektirir.
Sahada en sık gördüğümüz sipariş hataları
- Boş sorumluluk merkezi: Masraf ve gelir dağılımı sorumluluk merkezine göre yapılıyorsa, merkezi boş sipariş raporlarda "tanımsız" satırına düşer. Bölüm bazlı kârlılık raporu yanlış çıkar.
- Elle değiştirilen KDV oranı: Sipariş satırında KDV oranı stok kartından farklı girildiğinde fark faturaya aktarılır. Beyanname öncesinde bu farkları aramak zaman alır.
- Ödeme planını aşan vade: Müşteriye tanımlı ödeme planının üzerinde vade verilen sipariş, onaysız bir kredi kararı demektir. Tahsilat geciktiğinde kimin onay verdiği belli değildir.
- Satın almacısı seçilmemiş verilen sipariş: Tedarikçiye giden siparişte sorumlu kişi yoksa, gecikme ya da fiyat farkı olduğunda kime sorulacağı bilinmez.
Kontrol neden sipariş aşamasında olmalı?
Pek çok şirket bu hataları fatura kesilirken ya da ay sonu raporlarında yakalamaya çalışır. O noktada sipariş çoktan onaylanmış, mal sevk edilmiş, müşteriye bilgi verilmiştir. Hatayı sipariş girilirken durdurmak hem daha ucuzdur hem de sorumluluğu doğru kişiye bırakır: siparişi giren kişi eksik alanı o an tamamlar.
Burada ölçü önemlidir. Her alanı zorunlu yapmak kullanıcıyı yorar ve kuralların etrafından dolaşılmasına yol açar. Önerimiz, gerçekten raporu ya da parayı etkileyen alanlarla başlamak: sorumluluk merkezi, KDV uyumu, vade sınırı ve satın almacı. Vade kuralında satış müdürü gibi belirli kullanıcılara istisna tanımlamak da genellikle gerekir.
Kuralları devreye alırken açık siparişleri de unutmamak gerekir. Kontrol, güncellenen eski bir siparişte de çalışacağı için önce açık siparişler taranmalı, sorumluluk merkezi ya da satın almacısı eksik olanlar tamamlanmalıdır. Aksi hâlde kullanıcı, yalnızca miktarını değiştirmek istediği eski bir siparişte beklemediği bir uyarıyla karşılaşır.
Uygulamada
Sipariş kontrollerini müşterilerimizde MJF Studio ile kuruyoruz; kural ihlal edildiğinde kayıt girilmez ve kullanıcı sebebini ekranda görür. Hazır kontrolleri şu sayfada inceleyebilirsiniz: Mikro'da sipariş girişi denetlensin.
Bu konuda bir sorunuz olursa bize yazabilirsiniz.