Mikro'da stok kartı alanları doğru doldurulsun: grup, KDV ve muhasebe kodu
Stok kartları, Mikro'da en çok kopyalanan kayıtlardır. Benzer bir ürün bulunur, kart kopyalanır, kod değiştirilir, kaydedilir. Hızlı ve pratiktir; ama kaynak kartta doldurulmamış ya da güncelliğini yitirmiş alanlar da yeni karta aynen taşınır. Birkaç yıl içinde stok listesinde grubu tanımlanmamış, KDV oranı güncel olmayan, muhasebe kodu stok cinsine uymayan kartlar birikir.
Alanları doğru doldurulmamış stok kartının etkisi
- Raporlar: Ana grubu seçilmemiş ürün, grup bazlı satış ve stok raporlarında "diğer" satırına düşer. Yönetim raporunda ürün grupları olduğundan farklı görünür.
- Muhasebe: Muhasebe grubu tanımlanmamış kartın hareketleri muhasebeye aktarılmaz. Ay sonunda stok raporu ile mizan arasında açıklanamayan bir fark oluşur.
- KDV: Kartta güncel olmayan KDV oranı, faturada elle düzeltilmek zorunda kalır. Düzeltme gözden kaçtığında beyanname öncesinde fark aranır.
150, 152, 153: stok cinsine uygun hesap
Tekdüzen hesap planında ilk madde ve malzeme 150, mamuller 152, ticari mallar 153 hesabında izlenir. Üretim yapan şirketlerde bu ayrım maliyet muhasebesinin temelidir. Mamul kartı 153'e, ticari mal 152'ye bağlanırsa maliyetlendirme yanlış hesaba çalışır; düzeltmesi geriye dönük fiş düzeltmesi, bazen de dönem sonu kapanışının tekrarı demektir.
Blogumuzda maliyetlendirme öncesinde kontrol edilmesi gerekenleri ayrıca yazmıştık. O listedeki pek çok madde, aslında kart açılırken kontrol edilebilecek noktalardır.
Stok kartında önerdiğimiz zorunlu alanlar
- Stok ismi
- Ana grup ve muhasebe grubu
- Birim ve KDV oranı
- Stok cinsiyle uyumlu muhasebe kodu (ilk madde → 150, mamul → 152, ticari mal → 153)
Bu kuralları kart kaydedilirken çalıştırdığınızda, kopyalanan kartta doldurulması gereken alanlar da o anda görünür. Kullanıcı hangi alanı tamamlaması gerektiğini mesajda okur ve kart sisteme doğru bilgilerle girer.
Mevcut kartlar ne olacak?
Girişteki kontrol yeni kayıtlara uygulanır, eski kayıtları kendiliğinden düzeltmez. Bu yüzden kuralları devreye almadan önce bir kez tarama yapmayı öneriyoruz: grubu, muhasebe kodu ya da KDV oranı tanımlanmamış kartlar listelenir, sorumlu ekiple birlikte tamamlanır. Böylece eski bir kart güncellendiğinde kullanıcı, kendi açmadığı bir kartın alanlarıyla uğraşmak zorunda kalmaz.
Uygulamada
Müşterilerimizde bu kontrolleri MJF Studio ile kuruyoruz; kurallar şirketin kendi sunucusunda çalışıyor. Kontrol listesini ve kullanıcının göreceği mesajları şu sayfada görebilirsiniz: Mikro'da stok kartı alanları doğru doldurulsun.
Bu konuda bir sorunuz olursa bize yazabilirsiniz.