Mikro'da yanlış cariye fatura: 120 / 320 karışıklığı
Birçok şirket aynı firmayla hem alış hem satış yapar. Mikro'da bu firma için iki kart açılır: biri 120 Alıcılar altında müşteri kartı, diğeri 320 Satıcılar altında satıcı kartı. Unvanlar aynıdır, arama listesinde alt alta görünür. Alış faturası girilirken yanlış satıra tıklamak için yalnızca bir saniye yeterlidir.
Hata nasıl büyür?
Alış faturası müşteri kartına girildiğinde satıcı bakiyesi eksik, müşteri bakiyesi ters işaretli görünür. Kimse fark etmezse ödeme planı yanlış bakiyeye göre yapılır; firmayla mutabakatta iki taraf farklı rakamlar konuşur. Hata çoğu zaman ancak cari mutabakat mektubu geldiğinde ya da dönem sonunda 120 hesabında alacaklı bakiye veren bir müşteri bulunduğunda ortaya çıkar.
Düzeltme de tek adımda bitmez: fatura silinip doğru cariye yeniden girilir, varsa bağlı ödeme ve kapatmalar çözülür, e-Fatura sürecindeyse karşı tarafa da açıklama yapılır.
Aynı ailede iki hata daha
- Sıfır tutarlı fatura: "Fiyatı sonra gireriz" diye kaydedilen tutarsız fatura unutulur. Stok hareketi oluşmuştur ama cari ve muhasebe tarafı boştur; e-Fatura gönderiminde de sorun çıkarır.
- İade faturasında masraf satırı: İade faturasına eklenen nakliye ya da masraf satırının gider hesabına (7'li hesaplar) yönlenmesi, iadeyi maliyet hesaplarına karıştırır. Bu, dönem sonunda en çok vakit alan düzeltmelerden biridir.
Çözüm: kuralı hesap koduna bağlamak
Kullanıcıdan "dikkatli ol" demek yerine kaydın kendisine bakan bir kural kurmak daha güvenilirdir: alış faturası yalnızca muhasebe kodu 320 ile başlayan cariye, satış faturası yalnızca 120 ile başlayan cariye girilebilsin. Kural, kartın adına değil muhasebe koduna baktığı için benzer unvanlar karışıklık yaratmaz. Aynı şekilde sıfır tutarlı faturanın kaydedilmesi ve iade faturasında masrafın gider hesabına gitmesi de girişte engellenebilir.
İstisnalar düşünülerek kurulmalıdır: bazı şirketler bilerek tek kartla çalışır ya da mahsuplaşma için özel hesap kullanır. Kural o şirketin hesap planına göre ayarlanır.
Uygulamada
Bu kontrolleri Mikro Jump / Fly üzerinde MJF Studio ile kuruyoruz. Kuralların ayrıntısını ve kullanıcının göreceği mesajları şurada bulabilirsiniz: Mikro'da yanlış cariye fatura kesilmesin (120 / 320 ve iade kuralları).
Bu konuda bir sorunuz olursa bize yazabilirsiniz.